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Azienda Ospedaliera Papa Giovanni XXIII

Supportare i pazienti nella fruizione dei servizi ambulatoriali

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Obiettivo

Unificare e centralizzare la gestione delle code della complessa struttura ospedaliera, con omogeneità tra i diversi centri di prenotazione, garantendo, inoltre, l’integrazione con sistemi preesistenti - Ottimizzare i tempi e l’accessibilità per tutti i servizi di sportello e migliorare la qualità percepita del servizio

Risposta

L’utilizzo di un software centrale per la configurazione e monitoraggio dell’impianto (SolariQ), affiancato da una rete composta da diverse postazioni locali di controllo e da dispositivi per l’erogazione dei biglietti (alcune decine di erogatori) e per la visualizzazione al pubblico (alcune centinaia tra display di sala, di sportello e di ambulatorio), garantisce una diffusione integrata e capillare del servizio di gestione dell’attesa e indirizzamento dell’utente nel complesso ambulatoriale. La gestione, tramite un unico ticket, di tutte le diverse code consecutive a cui l’utente deve accedere per ottenere uno specifico servizio, riduce i tempi di attesa e aumenta la fiducia e soddisfazione del servizio da parte del paziente.

Vantaggi
  • Semplicità di utilizzo per il personale
  • Chiarezza di informazione per l’utenza
  • Gestione di code sequenziali con un unico ticket
  • Gestione di complessità strutturali elevate
Case Study Azienda Ospedaliera Papa Giovanni XXIII

L’ospedale “Papa Giovanni XXIII”, che sorge nell’area sud-ovest di Bergamo, è la più grande struttura sanitaria della Lombardia.

Sette torri ospitano le degenze e gli ambulatori, mentre una piastra centrale, vero cuore pulsante della struttura, ospita tutti i servizi di diagnosi e cura, dalle 30 sale operatorie, alle terapie intensive, dai laboratori al Pronto Soccorso, per un totale di 1200 posti letto e 240 ambulatori.

 

Per strutture di tale complessità ed estensione, è indispensabile un sistema integrato di indirizzamento che permetta al personale dell’ospedale di gestire con semplicità e rapidità ogni singolo caso, effettuando correzioni e reindirizzamenti nel percorso di accettazione e di accesso ai diversi reparti e ambulatori.

 

E` fondamentale per il personale di sportello, che deve gestire una fila di persone in attesa (spesso in condizioni di disagio), fornire indicazioni veloci e sicure sulla destinazione di ogni singolo caso, in modo da non formare colli di bottiglia nelle aree di attesa; allo stesso modo, per l’utente, la certezza dell’informazione è un servizio di primaria importanza, per non dover ripetere procedimenti lunghi e sconfortanti.

 

Il sistema centralizzato di gestione dei flussi di utenza, interfacciato con display di sportello (oltre un centinaio), di sala (anche in questo caso oltre un centinaio) e di ambulatorio (alcune centinaia), permette di ridurre al minimo i tempi di percorrenza degli ambienti, il numero dei passaggi, la complessità del processo e le incertezze degli utilizzatori.

 

La possibilità, per l’utente, di usare un solo biglietto per più code consecutive (accettazione, visita ambulatoriale, prelievo del sangue, ecc.) riduce i tempi e la possibilità di errori. Non appena il servizio precedente è stato completato, l’utente viene immesso automaticamente nella coda successiva, evitando così disservizi e riducendo ulteriormente i tempi di attesa.

Anche le visite ambulatoriali su appuntamento, caricate attraverso un altro sistema gestionale delle prenotazioni, già in uso presso l’ospedale, vengono automaticamente inserite nel processo di gestione delle attese di SolariQ, garantendo dunque la massima integrazione con tutti i diversi sistemi impiegati nella struttura sanitaria.

 

Queste specifiche prestazioni, unite alla capillare presenza di dispositivi per la visualizzazione delle informazioni, offre all’utente dell’ospedale la certezza che la procedura di accoglienza proceda senza rallentamenti e che il suo percorso verso il servizio richiesto venga seguito con attenzione e precisione.

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